Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Diese Vertragsverantwortung wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen.
Digitale Unternehmen sammeln vertragsrelevante Dokumente in einem elektronischen Dokumenten-Ablage-System. Dafür werden Dokumente in Papierform zunächst gescannt (z.B. mittels Netzwerk-Scannern oder Dokumenten-Scannern), um anschließend mit Hilfe der OCR-Technologie klassifiziert und indiziert zu werden. Anschließend können diese elektronischen Akten an Mitarbeiter, Abteilungen oder Workflows zur weiteren Bearbeitung übergeben werden.
Verträge effizient bearbeiten, versionieren und verwalten – das sind die wesentlichen Bestandteile des automatisierten Vertragsmanagements.