Ähnlich wie bei der klassischen Papierakte werden in der elektronischen Akte verschiedene Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden oder Lieferanten gesammelt. Die Art des Dokuments macht hier jedoch keinen Unterschied: Es können sowohl Schriftstücke, Bilder, Notizen, Videos als auch Tonaufzeichnungen abgelegt werden. Wenn nötig, können diese auch mit einer digitalen Signatur versehen werden. Die e-Akte sowie das dahinterliegende Archiv- und/oder Dokumenten-Management-System wird stets an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und der einzelnen Abteilungen angepasst. So können Dokumente, die beispielsweise sensible Daten enthalten nur bestimmten Nutzergruppen zugänglich gemacht werden. Durch die e-Akte reduziert sich der manuelle Aufwand bei der Erstellung, Suche und Ablage von Dokumenten.