E-AKTE

DIE ELEKTRONISCHE AKTE – DAS DIGITALE GEGENSTÜCK ZUR PAPIERAKTE

Ähnlich wie bei der klassischen Papierakte werden in der elektronischen Akte verschiedene Dokumente zu einem Vorgang, einem Kunden oder Lieferanten gesammelt. Die Art des Dokuments macht hier jedoch keinen Unterschied: Es können sowohl Schriftstücke, Bilder, Notizen, Videos als auch Tonaufzeichnungen abgelegt werden. Wenn nötig, können diese auch mit einer digitalen Signatur versehen werden. Die e-Akte sowie das dahinterliegende Archiv- und/oder Dokumenten-Management-System wird stets an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und der einzelnen Abteilungen angepasst. So können Dokumente, die beispielsweise sensible Daten enthalten nur bestimmten Nutzergruppen zugänglich gemacht werden. Durch die e-Akte reduziert sich der manuelle Aufwand bei der Erstellung, Suche und Ablage von Dokumenten.