AUFBEWAHRUNGSFRISTEN NACH DER DSGVO

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) tritt zum 25. Mai 2018 in Kraft – und bringt neue Regeln zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Dokumenttypen mit sich. Das Recht auf Vergessenwerden ist eines der zentralen Rechte der DSGVO. Grundsätzlich gilt: Geschäftsunterlagen müssen in der Regel sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es auch 30 Jahre oder mehr sein.

Aber wann sind Ausnahmen gerechtfertigt? Woran bemessen sich die Fristen?

Wie kann sichergestellt werden, dass ein Unternehmen Auskunft über die zu einer Person gespeicherten Daten und Dokumente geben kann?

Unsere Lösung

Die DSGVO sieht eine Unterteilung nach Dokumententypen vor, die allesamt bereits klassifiziert sind – und denen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen zugeordnet sind.

Alos bietet darauf basierend eine Lösung an: Dokumente im Dokumenten-Management-System (DMS) werden entsprechend dieser Liste einem Dokumententyp zugeordnet. Sobald die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist kurz vor ihrem Ablaufdatum steht, wird das Dokument einer im System definierten Person zur Prüfung und ggf. Löschung vorgelegt.

Ihre Vorteile

• Rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente
• Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
• Vermeidung von Dokumenten-Massen, die gar nicht länger vorgehalten werden müssen