Autorin: Verena McKendry, Alos GmbH
Immer wieder werden wir von unseren Kunden gefragt: «Brauche ich wirklich ein Dokumenten-Management-System?»
Wir haben die Beobachtung gemacht, dass diese Frage oft rein rhetorisch ist: Denn sobald Unternehmen über den Sinn oder Unsinn eines DMS nachdenken, sind sie meist schon an einem Punkt angekommen, an dem sie nicht umhin können, sich ein DMS anzuschaffen. Sie wollen sich nur noch einmal vergewissern, ob auch Dritte derselben Ansicht sind.
Wenn auch Sie noch unentschlossen sind, haben wir Ihnen 10 Gründe für die Anschaffung eines DMS zusammengetragen:
Nationale und internationale Vorschriften lassen inzwischen kaum ein Unternehmen an elektronischer Archivierung vorbeikommen.
Die Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten bestimmen unter anderem, dass Unternehmen jeglicher Größe ihre elektronisch eingegangenen Rechnungen nicht mehr in Papierform archivieren dürfen. Ein elektronisches Archiv ist hier also unabdingbar.
Auf internationaler Ebene kommen die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Zug. Vorschriften, wie das Recht auf Vergessenwerden, Löschpflichten und Aufbewahrungsfristen können mit einem Dokumenten-Management-System spielend leicht umgesetzt werden.
Wenn Ihre Mitarbeiter Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Verträge usw. händisch einscannen und diese dezentral in Ordnern ablegen, ist es bestimmt schon vorgekommen, dass sie Unterlagen mühsam gesucht haben. Die Dokumente können sich an vielen Stellen in den Rechnern befinden. Womöglich hat jeder Mitarbeiter ein anderes Ablagesystem, aber eine zentrale Suche mit Schlagworten ist nicht möglich. Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit unnötigen Suchen – finden Sie alle Dokumente sekundenschnell in Ihrem DMS.
Niemand versinkt gerne in Papierbergen. In über einem Drittel der Büros stapeln sich aber nach wie vor die Akten auf dem Schreibtisch (AIIM, 2015). Ein großer Teil davon sind ausgedruckte Dokumente, die man so „schneller wiederfindet“.
Hier ein Rechenbeispiel, das schockiert: Angenommen ein Mitarbeiter druckt täglich 65 Seiten aus (bei der Zahl der E-Mails und anderer Unterlagen durchaus realistisch); dann multipliziert es sich bei einem Unternehmen, das 100 Mitarbeiter beschäftigt, auf fast 1,5 Millionen Seiten pro Jahr. Legte man alle Seiten aufeinander würde sich das Papier auf fast 148 Meter stapeln – fast so hoch wie der Kölner Dom (157 Meter).
Mit einem DMS lassen sich digitale Dokumente immer zuverlässig und schnell finden und die Anzahl der unnötigen Ausdrucke wird sich reduzieren. So verdienen Sie sich also auch die Kosten für Papier, Patronen, Kartuschen und Drucker mit einem DMS zurück.
Kennen Sie das? Gestern noch hatten Sie ein Dokument in der Hand und jetzt können Sie es partout nicht wiederfinden? Hat es vielleicht der Kollege vom Schreibtisch genommen oder ist es im Aktenstapel untergegangen?
Schätzungsweise 40 bis 60 Prozent der Arbeitszeit gehen durch manuelles Dokumenten-Management verloren (Mittelstand Digital). Im Schnitt kostet die Suche nach einem einzigen Dokument 18 Minuten (IDC, 2016). Das heißt, allein die Suche nach Dokumenten macht rund 25 bis 40 Prozent der Gehaltskosten aus.
„Ich kann zu Ihrem Fall leider gerade nichts sagen, die Akte liegt bei meinem Kollegen.“ Dieser Satz hat wohl noch keinen Kunden glücklich gestimmt. Wenn die Akte nur im nächsten Büro liegt, ist das Problem noch überschaubar. Werden Dokumente aber zwischen den Büros in Köln und Berlin, oder gar international ausgetauscht, wird es schnell unübersichtlich.
Mit einem digitalen Archiv (also einem DMS) können Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf alle Unterlagen zugreifen. Die Bearbeitungszeit verkürzt sich und die Kundenzufriedenheit steigt quasi nebenbei.
Kommen Ihnen diese Dokumentnamen bekannt vor: report_final_final_v3.pdf oder auswertung_neu_bearbeitet_(mitarbeiterkürzel).docx? Kein Wunder, dass da schnell mal Fehler passieren, weil Ihre Mitarbeiter im falschen Dokument arbeiten oder Informationen beim Hin- und Her-Kopieren nicht übertragen werden. Zudem macht es die Suche nach Dokumenten zeitaufwändig und häufig frustrierend.
Mit einem DMS finden Ihre Mitarbeiter Dokumente auf Knopfdruck, sie sparen Zeit und die Fehlerhäufigkeit sinkt. Die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigt, denn endlich bleibt Zeit für das Kerngeschäft.
Das schlimmste Szenario in der Datenverwaltung sind Parallelerfassungen (doppelte Einträge). Denn ohne ein zentrales Ablagesystem speichern Mitarbeiter die Unterlagen in diversen Formaten und legen diese mit unterschiedlichen Dateinamen häufig mehrfach ab, damit sie diese auch in anderen Zusammenhängen wiederfinden können. So kommt es zu doppelten Registrierungen bzw. doppelten Freigaben von Rechnungen und doppelten Überweisungen. Eine exakte Übersicht fehlt. Ein passendes DMS kann Abhilfe verschaffen, Übersicht erzeugen und Kosten sparen.
Ihre Kunden erwarten schnelle Reaktionszeiten von Ihnen. Sie werden ungeduldig und unzufrieden, wenn Sie erst langwierig den richtigen Vorgang hervorsuchen müssen.
Mit einem DMS steigern Sie Ihre Kundenzufriedenheit im Handumdrehen, denn die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten verkürzen sich eklatant. Tatsächlich wird die schnelle Reaktionszeit als der größte Vorteil von DMS-Nutzern geschätzt (AIIM, 2015).
Unter dem Punkt „Geringer Papierverbrauch“ haben wir schon vorgerechnet, wie schnell der Papierkonsum in Ihrem Unternehmen in die Höhe schnellen kann. Mit der Einführung eines papierarmen Büros, sprich eines DMS, tragen Sie zu einer umweltgerechten Unternehmensführung bei.
Spätestens dann, wenn Sie einen Unternehmensumzug erwägen, weil die Zahl der Aktenordner erheblich zunimmt und das Archiv droht den Rahmen zu sprengen, sollten Sie sich zu einem zentralen digitalen Archiv beraten lassen. Die Digitalisierung der Dokumente schafft Platz. Und aus Ihrem alten, analogen Archiv-Raum können Sie ein neues Büro, Meeting-Raum oder gar einen Ruheraum, in dem Ihre Mitarbeiter ein Nickerchen halten können, machen. (http://www.spiegel.de/karriere/schlafen-im-buero-powernaps-sind-gesund-a-957152.html) Durch die verkürzte Dokumentensuche haben sie dafür jetzt ja Zeit.
Und wenn Sie doch mal Ihren Unternehmenssitz wechseln, weil der Blick aus dem Büro am neuen Standort viel besser ist, müssen Sie keine Umzugskartons mit Aktenordnern füllen, sondern nehmen Ihre Dokumente einfach digital mit.
AIIM Market Intelligence, 2015: Paper-Free Progress: measuring outcomes, Silver Spring,
https://www.emc.com/collateral/analyst-reports/aiim-market-intelligence-paperfree.pdf
IDC, 2016: Print & Document Management in Deutschland 2016, Optimierung im Zeitalter der digitalen Transformation, Frankfurt am Main
http://idc.de/de/ueber-idc/press-center/63458-idc-studie-zu-print-document-management-papierloses-buro-bleibt-vorerst-illusion-ineffizientes-handling-von-dokumenten-bremst-deutsche-unternehmen-aus
Mittelstand Digital, n.d: Leitfaden Enterprise Content Management, Forschungsinstitut für Rationalisierung e.V. an der RWTH Aachen, Aachen
https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2017/Leitfaden/170908-Studienbericht-ECM-Mittelstand-online.pdf