Einkauf

Spezifikationen, Preise, Lieferzeiten – viele Parameter bestimmen, ob ein Einkäufer bei dem einen oder anderen Lieferanten kauft. Je mehr Informationen er zur Verfügung hat, umso besser kann er verhandeln. War der Vergleich einzelner Angebote und Produkte auf Papier bisher Sisyphusarbeit, ist er nun auf Knopfdruck möglich.

 

 

Die Vorteile für den Einkauf

  • Eine durchgängige in ERP- und Logistiksysteme integrierte Lösung
  • Kurze Suchen dank zentraler elektronischer Archive (auch Volltext)
  • Detaillierte Angebotsvergleiche durch das Konsultieren sämtlicher Produktparameter
  • Effizienzsteigerung und bessere Verhandlungsgrundlagen
  • Transparente Prozesse durch elektronische Stempel
  • Schnellere Rechnungsfreigaben, dadurch Wahrung von Skontofristen
  • Verbesserte Lieferkonditionen durch eine vorbildliche Zahlungsmoral

 

 

 

Ausgangssituation: Aufwändige Recherchen erschweren den Einkauf

Immer wieder müssen Sie Ersatzteile und Komponenten kaufen. Doch stimmt die Bestückung der Platine mit der des anderen Lieferanten überein? Ist der abgebildete Dekostoff mit dem anderen vergleichbar? Fragen über Fragen, aber die Dokumentation der erstandenen Waren und Güter lagert - wenn überhaupt - in Ordnern und Hängeregistern.

Oft entspricht ein Angebot nur scheinbar dem anderen. Auch die Konditionen ein und desselben Lieferanten können variieren. Mangels Dokumentation bleibt der Angebotsvergleich lückenhaft. Später können dann Reklamationen auftreten, z. B. die Platine des asiatischen Zulieferers bereitet Probleme und der Bezugstoff des neuen Lieferanten entspricht dem anderen nicht. Ihr Image als Einkäufer leidet und Ihr Unternehmen muss die Mehrkosten tragen.

 

Alle Produktmerkmale im Blick

Im elektronischen Archiv liegen alle Produktspezifikationen über Jahrzehnte geordnet vor. Sie werden mit Schlagworten archiviert - wie Typ, Datum und Lieferant. Wollen Sie ein Dokument einsehen, finden Sie dies einfach über diese Schlagworte. Auch lassen sich Schlüsselbegriffe wie Produktname oder Lieferant verlinken. Bei Bedarf können Sie zudem eine Volltextsuche ausführen, zum Beispiel nach einzelnen Bestandteilen. So haben Sie jederzeit alle Spezifikationen im Blick - egal ob Sie über das ERP-System oder das Dokumenten-Management-System (DMS) zugreifen. Bei Nachbestellungen oder einem Lieferantenwechsel vermeiden Sie kostspielige Fehler.

 

Markttrends und Preise nachvollziehen

Um Marktrends nachzuvollziehen, können Sie Offerten von Lieferanten, die Sie vor Jahren angefordert haben, mit aktuellen vergleichen. Durch das Gegenüberstellen der elektronisch archivierten Angebote verfolgen Sie Preise und Leistungen und ihre Entwicklung über Jahrzehnte. Damit setzen Sie Ihre Kaufentscheidung auf eine solide Basis und vermeiden unnötige Mehrkosten.

 

Rechnungsfreigaben mit einem Klick

Auch die Rechnungsfreigaben nach dem Kauf vereinfachen sich durch elektronisches Enterprise Content Management. Belege wie Rechnungen und Lieferscheine werden zur Archivierung vollautomatisch mit Schlagworten wie Kundennummer und -name, Adresse oder Lieferscheinnummer versehen. Das System ordnet sie entsprechend zu und legt sie selbständig im elektronischen Archiv ab. Jeder berechtigte Mitarbeiter greift bei Bedarf sofort über das ERP-System oder über das DMS auf entsprechende Belege zu. Auch eine Volltextsuche ist möglich. Lauf- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich erheblich, da der Einkauf und die Fachabteilung alle notwendigen Dokumente zur Rechnungsprüfung vorliegen haben. Dank elektronischer Freigabestempel ist immer sofort klar, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet. Rückfragen sind eine Ausnahme und Skontofristen werden gewahrt.